Bezoekersreglement Gemeentearchief Zoetermeer
Burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer;
gelet op het bepaalde in de Archiefverordening Zoetermeer 2012;
b e s l u i ten:
vast te stellen het Bezoekersreglement Gemeentearchief Zoetermeer 2016
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. archief: het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen;
b. archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
c. archiefbewaarplaats: een bij of krachtens de Archiefwet 1995 door het college aangewezen bewaarplaats bestemd voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;
d. beheer: onder beheer vallen werkzaamheden zoals het toegankelijk houden van archiefbescheiden, materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie, overbrenging en het aanstellen van deskundig personeel;
e. beheerder: de gemeentearchivaris beheert de op grond van de Archiefwet 1995 overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en de collecties, alsmede de archieven en collecties van particuliere personen en instanties waarmee het college een eigendoms- dan wel bruikleenovereenkomst gesloten heeft;
f. collecties: collecties bestaan uit door het college aanvaarde schenkingen, aankopen of bruiklenen. De verantwoordelijkheid voor het beheer en zorg berust bij het college;
g. gebruik: het raadplegen van en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de wet;
h. wet: de Archiefwet 1995;
i. zorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet;
j. zorgdrager: burgemeester en wethouders dragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
Artikel 2 Algemeen
1. Het gebruik van archieven en collecties geschiedt in de daartoe door de zorgdrager voor het Gemeentearchief Zoetermeer aangewezen bezoekersruimte.
2. Tot de gemeentelijke archiefbewaarplaats heeft niemand toegang anders dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de beheerder van de overgebrachte archiefbescheiden.
3. Het Gemeentearchief Zoetermeer is uitsluitend geopend, na afspraak, op maandagen, dinsdagen en donderdagen van 9 tot 16 uur.
De bezoeker kan bescheiden uit archieven en collecties telefonisch of per mail uiterlijk 2 werkdagen voor inzage aanvragen.
Artikel 3 Binnenkomst
1. Bij binnenkomst dient de bezoeker zich te melden bij de beheerder of een medewerker. Alvorens toegang te krijgen tot de archieven en collecties wordt het bezoekersregister ingevuld. De gegevens uit het register worden slechts voor statistische doeleinden gebruikt en worden niet afgestaan aan derden.
2. De bezoeker dient de door de beheerder of een medewerker in het belang van de goede orde gegeven gedragsregels op te volgen.
3. Bij calamiteiten zijn de bezoekers verplicht gehoor te geven aan aanwijzingen en instructies van de medewerkers Bedrijfshulpverlening.
Artikel 4 De bezoekersruimte
1. De bezoekersruimte is een stiltegebied. Bezoekers dienen zich zodanig te gedragen dat anderen niet worden gestoord in hun onderzoek.
2. Het geluid van mobiele telefoons dient uitgezet te worden.
3. In de bezoekersruimte mag niet gegeten en gedronken worden.
Artikel 5 Omgaan met archiefbescheiden
1. Op het gebruik van de archieven is van toepassing hetgeen in of krachtens artikel 14 van de wet is bepaald.
2. Openbaarmaking van archiefbescheiden vindt plaats conform het bepaalde in de wet, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefverordening Zoetermeer 2012 en het Besluit informatiebeheer gemeente Zoetermeer 2013.
Artikel 6 Reproducties
1. Kopieën van archiefbescheiden en uit collecties worden gemaakt door medewerkers van het Gemeentearchief Zoetermeer, onder de volgende voorwaarden:
a. de materiële staat en de afmeting van de stukken dienen het toe te laten, ter beoordeling van de beheerder of een medewerker;
b. ter voorkoming van scheur- en kreukvorming bij tekeningen, wordt uitsluitend de gehele tekening afgedrukt en niet een gedeelte ervan;
c. tegen betaling van de tarieven zoals vastgesteld in de op dat moment geldende legesverordening;
d. om behoudsredenen worden uit banden geen kopieën verstrekt
2. In overleg met de beheerder is het toegestaan om zelf foto’s van archiefbescheiden en uit de collecties te maken onder de volgende voorwaarden:
a. reproducties worden slechts voor eigen oefening, studie of gebruik gemaakt;
b. er wordt geen gebruik gemaakt van flitslicht, handscanner of leespen.
3. De bezoeker mag archiefbescheiden waarop een openbaarheidsbeperking rust, maar waarvoor burgemeester en wethouders ontheffing hebben verleend, niet reproduceren.
4. De bezoeker mag geen materiaal calqueren of overtrekken, (zelf) fotokopiëren of op elektronische wijze reproduceren.
Artikel 7 Materiaalbehoud
1. De bezoeker mag de hem ter gebruik verstrekte archiefbescheiden en collecties op geen enkele wijze ontvreemden of beschadigen, noch de volgorde van de losse stukken (op welke manier dan ook) wijzigen.
2. De bezoeker dient zich te realiseren dat materiaal uit archieven en collecties kwetsbaar en uniek is en dat het ook voor volgende generaties beschikbaar dient te zijn.
3. Aanwijzingen voor het gebruik zijn:
a. vermijd vouwen en kreuken;
b. gebruik de stukken niet als onderlegger;
c. bevochtig niet de vingers bij het omslaan van de bladzijden;
d. leun niet op archiefbescheiden en zet er geen voorwerpen op;
e. raak de stukken zo min mogelijk met de vingers aan;
f. verwijder geen labels of ander bindmateriaal van het archiefstuk;
g. maak geen aantekeningen op de stukken;
h. voeg geen eigen papier toe;
i. meld elke aangetroffen beschadiging op voorhand aan de beheerder.
4. De bezoeker is aansprakelijk voor eventuele schade door hem aan enig stuk uit de archieven en collecties toegebracht en is verplicht deze schade te vergoeden. Bij het inleveren van archiefbescheiden en collecties wordt gecontroleerd of er schade is toegebracht.
Artikel 8 Het uitlenen van bestanddelen uit archieven en collecties
Van de archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn bestanddelen
worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen. Hiertoe dient een
bruikleenovereenkomst te worden ondertekend.
Artikel 9 Het verrichten van onderzoek
1. De bezoeker verricht zelfstandig het onderzoek. De beheerder of een medewerker assisteert de bezoeker bij vragen en onduidelijkheden. Indien gewenst kan, na schriftelijk verzoek, de beheerder of een medewerker het onderzoek uitvoeren tegen betaling van de bedragen behorende bij de op dat moment geldende legesverordening.
2. De beheerder of een medewerker beantwoordt vragen van en geeft uitleg aan de bezoeker.
Artikel 10 Computergebruik
1. Het is de bezoeker niet toegestaan veranderingen aan te brengen in bestanden of programma’s van het Gemeentearchief Zoetermeer.
2. Het is de bezoeker niet toegestaan om bestanden of programma’s van het Gemeentearchief Zoetermeer te downloaden of te installeren of externe randapparatuur te installeren.
3. Het is de bezoeker niet toegestaan internet oneigenlijk te gebruiken.
4. Het is de bezoeker toegestaan laptop(s) te gebruiken.
Artikel 11 Publicatie
1. De bezoeker is zelf verantwoordelijk voor publicatie van informatie uit gemeentelijke archieven en collecties.
2. Mocht het Gemeentearchief Zoetermeer aansprakelijk worden gesteld, dan zal de schade op de betrokken bezoeker worden verhaald.
3. Bij publicatie van informatie uit de gemeentelijke archieven en collecties dient de bezoeker bronvermelding te plegen: bron: Gemeentearchief Zoetermeer
Artikel 12 Sanctie
De bezoeker die zich niet aan de regels van dit reglement houdt of aanwijzingen van de
beheerder of medewerker niet opvolgt zal daarop worden aangesproken door de beheerder.
Bij herhaling kan de toegang tot de bezoekersruimte worden ontzegd.
Artikel 13 Klachten en geschillen
1. De bezoeker kan met een klacht in eerste instantie terecht bij de gemeentearchivaris
2. Indien de klacht naar de mening van de bezoeker niet naar tevredenheid door de gemeentearchivaris is behandeld, kan de bezoeker zich schriftelijk wenden tot het college van burgemeester en wethouders. Het college geeft binnen 6 weken een inhoudelijke reactie op de klacht.
3. Indien de klacht van de bezoeker door het college van burgemeester en wethouders niet naar tevredenheid is behandeld, kan de bezoeker zich binnen 4 weken wenden tot de Nationale Ombudsman.
4. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de beheerder.
Artikel 14 Slotbepalingen
1. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Bezoekersreglement Gemeentearchief Zoetermeer 2016’.
2. Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente
Zoetermeer van 31 mei 2016
De gemeentesecretaris, de burgemeester,
Drs. H.M.M. Koek Ch. B. Aptroot
Toelichting
Conform artikel 15 van de Archiefverordening gemeente Zoetermeer 2012 kunnen burgemeester en wethouders nadere regels vaststellen voor de raadpleging van de archiefbescheiden, het beheer van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Het bezoekersreglement is een uitwerking van deze bepaling en is alleen van kracht voor de raadpleging van archiefbescheiden door derden. Het is dus niet van kracht voor medewerkers van de gemeente Zoetermeer, indien zij de archiefbescheiden nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Het bezoekersreglement geeft de bezoeker antwoord op de meest gestelde vragen omtrent het raadplegen van archiefbescheiden en geeft een duidelijk kader van wat is toegestaan.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet 1995 openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.